Как подготовить тендерные документы для заявки банка развития

Требования зависят от метода закупки и организации, но большинство заявок банков развития состоят из одних и тех же элементов. Полный пакет обычно объединяет техническое предложение с финансовым, добавляет резюме консультантов в требуемом формате и включает административные документы и документы о праве на участие, перечисленные в запросе предложений. Готовьте каждую часть по тем формам, которые предоставляет банк, а не по универсальному шаблону.

• Техническое предложение (технический конверт): методология и план работ, подтверждение аналогичного опыта, предлагаемая команда и технические формы.
• Финансовое предложение (финансовый конверт): цены, ставки специалистов, возмещаемые расходы и финансовые формы.
• Резюме консультантов в формате банка, например Форма Всемирного банка TECH-6 или шаблоны ADB и EBRD.
• Документы о праве на участие и административные документы: регистрация, рекомендации, доверенности и любые декларации, перечисленные в запросе предложений.
• Подписанные формы и сопроводительные письма с точными названиями и номерами, как указано в тендерных документах.

Многие задания банков развития используют двухэтапный процесс, поэтому важно понимать, на каком этапе вы находитесь, прежде чем начать писать. Выражение заинтересованности (EOI) идёт первым и является кратким: оно показывает банку, что вы имеете право на участие и достаточно опытны, чтобы попасть в шортлист. Только фирмы из шортлиста затем получают запрос предложений (RFP) и готовят полное техническое и финансовое предложение.

• EOI является этапом квалификации. Обычно запрашивают сведения о компании, аналогичные задания, иногда ключевых специалистов, но не полную методологию или цену.
• Полное предложение является подробной заявкой. Оно содержит методологию, план работ, состав команды, резюме и финансовое предложение с ценами.
• Срок EOI наступает раньше и его легче пропустить, поэтому относитесь к нему как к настоящему первому отбору.
• Держите материалы EOI пригодными для повторного использования: убедительные референсы проектов и резюме напрямую переходят в дальнейшее предложение.

Предложения банков развития отделяют качество от цены, чтобы цена не могла повлиять на техническую оценку. Вы готовите два конверта, технический и финансовый, и подаёте их так, чтобы финансовое предложение оставалось запечатанным до завершения технической оценки. Попадание любых цен в технический конверт может привести к отклонению заявки, поэтому проверьте каждую техническую форму на случайные цифры затрат перед подачей.

• Технический конверт: методология и план работ, опыт аналогичных проектов, график задействования специалистов, резюме и подписанные технические формы.
• Финансовый конверт: предложение с ценами, ставки и трудозатраты специалистов, возмещаемые и прочие прямые расходы, а также налоги, где требуется.
• Как оцениваются обе части, зависит от метода: QCBS взвешивает техническую и финансовую вместе, тогда как CQS и другие методы с упором на качество опираются на квалификацию.
• Оба конверта должны использовать те же правила по валюте, нумерацию и наименование файлов, которые задаёт запрос предложений.

Никогда не помещайте информацию о ценах в технический конверт. Если банк обнаружит там цены, он может отклонить всё предложение, каким бы сильным ни было техническое содержание.

Техническое задание (ToR) определяет задачи, результаты и критерии оценки для задания, и эксперты оценивают ваше техническое предложение по нему пункт за пунктом. Постройте методологию так, чтобы она следовала ToR, и рецензент мог быстро найти каждую требуемую задачу и результат. Матрица соответствия, сопоставляющая каждое требование ToR со страницей, где вы на него отвечаете, облегчает оценку предложения и показывает, что вы внимательно изучили задание.

• Перечислите каждую задачу и результат ToR, затем напишите раздел методологии, который отвечает на каждый в том же порядке.
• Постройте матрицу соответствия, указывающую для каждого требования конкретный раздел, форму или резюме, которые ему удовлетворяют.
• Сопоставьте специалистов и резюме с квалификацией, которую требует ToR, и выделите именно тот опыт, который будут искать эксперты.
• Отвечайте на критерии оценки напрямую; не заставляйте рецензентов догадываться, что вы соответствуете требованию.

Когда содержание написано, сборка и подача решают, дойдёт ли сильная заявка вовремя и в полном виде. Работайте по единому контрольному списку, держите технический и финансовый конверты раздельно и оставьте себе запас времени до срока на подписание, форматирование и загрузку.

1. Полностью прочитайте запрос предложений и перечислите каждую требуемую форму, документ и критерий оценки.
2. Превратите требования в контрольный список, с ответственным и внутренним сроком для каждого пункта.
3. Подготовьте техническое предложение: методология, опыт, состав команды и резюме в формате банка.
4. Заполните финансовое предложение на требуемых формах, отдельно от технического конверта.
5. Проверьте оба конверта по контрольному списку и матрице соответствия и соберите все подписи.
6. Соберите готовые к подаче файлы и подайте их через требуемый канал до срока, затем сохраните подтверждение.

Рабочее пространство для заявок, например у Silka, связывает контрольный список, файлы, команду и оба конверта с одним тендером, а также может формировать резюме консультантов и экспортировать документы в форматах, которые ожидают банки, чтобы пакет оставался полным от шортлиста до подачи.

Большинство отклонённых заявок проваливаются из-за несоответствия требованиям, а не из-за идей. Быстрая проверка на эти распространённые ошибки защищает недели работы:

• Отсутствующие или неподписанные формы, либо формы, заполненные в неверной версии или шаблоне.
• Размещение информации о ценах в техническом конверте, что может дисквалифицировать всю заявку.
• Методология, которая не следует ToR, из-за чего эксперты не могут найти требуемые задачи.
• Резюме в неверном формате, сверх лимита страниц или без требуемых подписей.
• Игнорирование правил о праве на участие или о конфликте интересов, либо несоблюдение требований по языку и валюте.
• Оставление подачи на последний час, когда проблемы с загрузкой, размером файла или порталом могут стоить срока.